Az önéletrajzírás, a szakmai önéletrajz, a motivációs levél 

Manapság a munkahelykeresés egy jó önéletrajzzal kezdődik. Az utóbbi évtizedekben nagy változáson ment át az önéletrajz, mind tartalmilag, mind formailag. A folyó szöveggel és kézírással készülő formát felváltotta a szerkesztett formátumú, vázlatos jellegű, fordított kronológiai sorrendben listázó curriculum vitae, amit amerikai típusú CV-nek is szokás nevezni. Sőt, napjainkra megjelent az egységes európai típusú önéletrajz, az Europass is. Ez utóbbinak egyelőre inkább csak akkor van jelentősége, ha valaki uniós állás betöltésére pályázik. Az önéletrajzunk tulajdonképpen a saját marketing levelünk, amit mindig az elvárásokhoz, a megpályázni kívánt pozícióhoz kell igazítani. Más a helyzet persze, ha nem egy konkrét állásra, hanem egy fejvadász vagy egy közvetítő cég adatbázisába jelentkezünk.

Bizonyos pozíciókba, egyes álláshirdetésekre akár több száz pályázat is érkezhet. Ekkora jelentkezési számot a felvételiztetők első körben a beérkezett önéletrajzok alapján szűrnek meg. Felmérések szerint 15-20 másodperc alatt döntés születik egy önéletrajzról. Egy jól vagy rosszul megírt pályázat esetén ennyi idõ elegendő ahhoz, hogy a pályázó személyét megítéljék. Az első benyomás ezért kiemelt fontosságú jelen esetben. Körülbelül ennyi idõ alatt kell az olvasót meggyõzni arról, hogy a papírunk a 'tovább' feliratú dossziéba kerüljön.
Mielõtt hétköznapivá vált volna a személyi számítógépek használata, és elterjedt volna az elektronikus kommunikáció, az önéletrajzok kézírással készültek. Ez lehetőséget teremtett a felvételiztető számára, hogy a jelentkező írásképét, külalakját is szemügyre vehesse. Mostanság inkább csak egy kísérő levelet vagy motivációs levelet kérnek a munkáltatók kézírásban beküldeni. Ezáltal a leendő munkáltató akár tudományos grafológiai elemzéssel alátámasztott módszereket is alkalmazhat a felvétel során, vagy egyszerűen meggyőződik a felvételiző tiszta, áttekinthető írásos munkavégzéséről.

A géppel írt és egységes módon szerkesztett szakmai önéletrajzok elterjedésének gyakorlati okai vannak:

• tényszerűség (a felvételiztető csak a lényegre kíváncsi, különösen ha több mint száz pályázatot kell feldolgoznia);
• áttekinthetőség az egységesebb arculatnak köszönhetően;
• a felhasználói számítógépes ismeretek is leszűrhetőek egy jól vagy gyengén megszerkesztett önéletrajzból.

A könnyen olvashatóság miatt érdemes pontokba és alpontokba szedni az adatainkat. Éppen ezért törekedjünk arra, hogy vizuálisan és tartalmilag is elkülönítsük a személyi adatokat, a tanulmányokat, az eddigi karrier állomásokat, a speciális ismereteket és képességeket, és az egyéb pontokat, úgy mint célok, hobbi, stb.

Milyen a jó önéletrajz?

Az önéletrajzunk ne legyen több egy oldalnál, kivéve, ha a többi lapot is ki tudjuk tölteni hasznos információkkal. Inkább rövidítsünk, formázzunk rajta, ha pár sor átcsúszik egy új oldalra. A papírnak mindig csak az egyik oldalára szabad nyomtatni (vagy ritkább esetben írni). Nyomtatott változatnál illik aláírni, és összehajtogatás nélkül, A4-es borítékban ajánlva elküldeni. Manapság persze jellemzőbb a faxon vagy emailben elküldött jelentkezés. Utóbbi esetében - ha van rá lehetőségünk - mentsük el pdf formátumban az önéletrajzunkat és úgy küldjük tovább. Ennek a megoldásnak az előnye, hogy nem csúsznak el a beállításaink, a címzett fél monitorán vagy a kinyomtatott példányban ugyanúgy jelenik meg minden részlet, mint ahogy azt mi magunk elküldtük.

Az írás legyen lényegre törő. Lehetséges, hogy az illetékesnek egy percnél is rövidebb ideje lesz elolvasni az önéletrajzunkat. A részletekről az interjún kell beszélnünk majd. Ugyanebből kifolyólag érdemes vázlatosan írni, nem pedig regény formában. A fontosabb dolgokat emeljük ki félkövérrel, vagy húzzuk alá.
Legyen figyelemfelkeltő annyira, hogy behívjanak a személyes meghallgatásra, és ott nyíljon alkalom részletesen bemutatkozni.
Akinek kevés a munkatapasztalata, (mert pl. most fejezte be az iskolát vagy az egyetemet) az a képzettségét írja le először és emelje ki a tanulmányi ideje alatt elvégzett szakmai gyakorlatokat.
Az önéletrajz lehetőleg ne legyen sablonos. Mielőtt elküldenénk valahova, nézzük át, tudunk-e rajta olyan módosítást végrehajtani, amitől egyedi lesz, amin megakad a felvételiztető szeme, vagy ami az adott pozícióra való jelentkezés esetén előnyt jelenthet.

Míg sokan részletesen leírják, milyen munkakört töltöttek be, gyakran kimarad, hogy pontosan mit jelent az adott cégnél az a munkakör. Egy marketingmenedzser például irányíthat három, de akár harminc embert is. A projekt mérnök feladata is nagyon sokrétű lehet, míg a megnevezés - valljuk be - teljesen semmitmondó. Ha leírjuk, mit takart a munkakörünk, és pontokba szedjük a feladatokat, máris árnyaltabb a rólunk kialakított kép. Például a csupán az évszámok és az alkalmazó cég nevének feltüntetése helyett alkalmazzunk valami hasonlót:
1998-2003: Mokassyn-Lábbeli kft. (cipő nagykereskedés), Nekeresdpuszta
Pozíció: Értékesítési felelős
Feladat: Vevői kapcsolattartás, értékesítési stratégia kialakítása, vevőszolgálati csoport felügyelete, új munkatársak betanítása, kintlévőségek nyomon követése, …

Fénykép használata az önéletrajzon

Bizonyos országokban (mint pl. Németország) a cégek széles körben elvárják, hogy a jelentkező fotót is mellékeljen magáról az önéletrajzához. Ezzel szemben más országokban (mint pl.: Anglia) tilos megmutatnia az arcát a leendő munkatársnak az önéletrajzban, elkerülendő a személyzeti ügyekért felelős munkatárs szimpátia alapú befolyásolását. Ami Magyarországot illeti, az utóbbi időben egyre több helyen jó néven veszik a kép mellékelését.

A fotó legyen igazolványkép, vagy igazolványképhez hasonló. Akármilyen jól sikerült is, de egy születésnapi vagy egy strandfotó egyáltalán nem célra vezető az önéletrajzhoz csatolva.

Célszerű fekete-fehér igazolványképet csatolni az önéletrajzhoz, ugyanis a cégek legtöbbször nem színesben nyomtatják ki a későbbi felhasználáshoz. Természetesen ha a pályázatot kiíró cég külön kéri a színes fotó közlését, akkor aszerint kell eljárni, de erre szinte nincs gyakorlati példa, vagy nagyon ritka.

Az öltözködésünk legyen egyszerű, kerüljük a kihívó ruhákat. Férfi jelentkező esetén nem feltétlenül szükséges öltönybe bújni. Egy ing plusz nyakkendős fénykép elegendő és megfelelő. Hölgy esetén egy konzervatívabb blúz vagy egyszerű kosztüm legyen a viselet.

A motivációs levél vagy kísérőlevél

A motivációs vagy kísérő levél megírása szinte nehezebb feladat, mint egy jó önéletrajz összeállítása. Ennek a magyarázata egyszerű, hiszen a motivációs levélnek nincsenek az önéletrajzéhoz hasonlóan elfogadott formai és tartalmi szabályai. Az alábbi pontok követésével viszont megfelelő kísérőlevelet tudunk szerkeszteni.

Tartalma:

• Ügyeljünk a pontos címzésre! Lehetőleg legyen névre szóló a levél. Próbáljuk meg kideríteni, hogy ki olvassa majd.
• Írjuk meg, hol találtuk a hirdetést, és természetesen azt, hogy milyen pozícióra szól a jelentkezés.
• Fejtsük ki, miért érdekel a munka: miért tartjuk vonzónak az adott állást, s hogy miért szeretnénk az adott cégnél dolgozni. Érdemes előzetesen tájékozódni, mondjuk a vállalat honlapján a cég tevékenységéről, felépítéséről.
• Fejtsük ki, hogy miért tartjuk magunkat alkalmasnak a munkára. Hivatkozhatunk tanulmányokra, szakmai tapasztalatra, készségekre melyeket fontosnak tartunk a megpályázott állás szempontjából.
• A mennyire kiválóak, szorgalmasak, kitartóak és fegyelmezettek vagyunk túlzott hangsúlyozása helyett, sokkal érdekesebb, hogy a jelölt milyen pozícióban gondolkodik, milyen cégnél képzeli el a jövőjét.
• Fizetési igényt csak akkor jelöljünk meg, ha ezt az álláshirdetésben külön kérik.
• Udvariasan és szerényen célozhatunk rá, hogy számítunk a megkeresésre (pl. remélem, hogy személyesen is lesz lehetőségem bemutatkozni).
• Ha postán küldjük el, feltétlenül írjuk alá kézzel is a levelet. Lehetőleg A4-es méretu borítékban, az önéletrajzzal együtt adjuk fel; és ne hajtogassuk össze!

Formai tanácsok:

• A levél legyen rövid, szellős, jól tagolt, szigorúan legfeljebb egyoldalas.
• A motivációs levélnek meg kell felelnie a hivatalos levél követelményeinek.
• Fontos, hogy levelünk jó benyomást tegyen a munkaadóra: hangvételünk legyen kedves, őszinte és pozitív.
• A motivációs levél szókincse legyen választékos, stílusa pedig gördülékeny.
• A helyesírás nagyon fontos! A motivációs levelet alaposan ellenőrizzük, nincs-e benne gépelési, helyesírási vagy nyelvhelyességi hiba. A szövegszerkesztő programok helyesírás-ellenőrzője nem tökéletes: sok hibát megtalál, de korántsem mindet.
• A dátum mindig legyen friss.
• Ha postán küldjük el, ügyeljünk a levél külső megjelenésére: a papír minőségére, színére és a tipográfiára. A választott betűtípus és betűméret legyen jól olvasható és esztétikus, s lehetőleg egyezzen meg az önéletrajzéval.

A motivációs levél, illetve kísérőlevél struktúrája

Személyes adatok - vezetéknév és utónév, titulus, cím, telefonszám

A társaság címe, amelynek a motivációs levelet küldi – cég neve (személyzeti alkalmazott neve), cím

Első rész - hol szerzett tudomást az állásajánlatról (ujsághirdetés, internet), dátum, mikor jelentették meg az adott hirdetést, és azon pozíció megnevezése, amelyre jelentkezik

Második rész - mivel ragadta meg Önt az ajánlat és miért jelentkezik épp erre, eddigi szakmai tapasztalatai a munkaköri tevékenység leírásával, további készségek és ismeretek

Harmadik rész - előnyei, amelyek a munkaltató számára jelentősek lehetnek

Negyedik rész - a levél végén udvarias elköszönés és az állásinterjú iránti érdeklődés kifejezése, dátum és aláírás.

További hasznos tippek

• Anyagiakról csak akkor nyilatkozzunk, ha erre a hirdetésben külön utalás található.
• Ne használjuk a stb. kifejezést felsorolások végén. Ha valami fontos, akkor azt írjuk le. Ha valami nem fontos, akkor hagyjuk ki.
• Ha úgy érezzük, a kiszemelt álláshoz képest túlképzettek vagyunk, akkor hagyjuk ki azokat az elemeket, melyek a túlképzettséget támasztják alá.
• Ha feltehetően idősek vagyunk egy pozícióra, írjuk le - elsősorban a motivációs levélbe -, hogy fiatalosak, energikusak vagyunk, naprakész, frissen tartott szakmai ismeretekkel rendelkezünk.
• Ha korábban elmentett és újra felhasznált önéletrajzról van szó, frissítsük az esetlegesen rajta szereplő dátumot. Ugyanez fokozottan igaz a motivációs vagy kísérőlevélre.
• Használjunk olyan személyzeti szakemberek által kedvelt kulcsszavakat, mint versenyszféra, nemzetközi környezet, multinacionális nagyvállalatnál szerzett tapasztalat, ügyfélorientált beállítottság, stb.
• Ha az új munkáltatónál előnyt jelenthet, emeljük ki az iparágat, ahol korábban dolgoztunk (autóipari beszállító, élelmiszeripar, energetika, telekommunikáció, építőipar, stb.)
• Módszeresen nézzük át az önéletrajzot - vajon igazodik-e az aktuális elvárásokhoz - mielőtt elküldjük a leendő munkáltatónak. Hangsúlyozzuk a munkaadó szemében valószínűleg előnyösnek számító tulajdonságokat.
• Az egyéb tevékenységekhez érdemes olyan dolgokat írni, amik kapcsolatban vannak a megpályázott hellyel. Egy építészi poszton nem ér sokat a fafaragás, de néprajzi munkahely esetén igen.
• Kérjünk meg valakit, hogy olvassa át az önéletrajzot. Így meggyőződhetünk arról, hogy az önéletrajz világos és könnyen érthető.

Kapcsolódó szolgáltatásunk: Álláshirdetések mérnököknek, műszaki állások